Fatturazione elettronica, ora si può

Un po' di chiarezza sulla recente circolare dell'Agenzia delle Entrate, sulle norme in materia e qualche consiglio utile su fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti

Roma - Uno, nessuno o centomila documenti: non cambierà nulla per i nostri archivi dove in una briciola di silicio contenuto negli hard disk dei nostri pc sarà conservata l'intera nostra esistenza, anche dal punto di vista contabile e fiscale! Le nostre imprese potranno, infatti, sostituire fatture e scritture contabili cartacee con documenti emessi digitalmente e conservati su supporti ottici o altri supporti comunque idonei. La rivoluzione digitale è già iniziata e comporterà grandi risparmi per imprese, professionisti, pubbliche amministrazioni.
Da ultimo, una circolare emessa dall'Agenzia delle Entrate (circolare 45/E del 19 ottobre 2005) ha fornito alcune utili linee guida interpretative ai professionisti e alle imprese in merito alla recente legislazione di recepimento comunitario in materia di fatturazione (D. Lgs. n. 52/2004 di attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione - anche elettronica - in materia di IVA).
Occorre sottolineare che già da oltre un anno le imprese italiane possono emettere fatture elettroniche e archiviare digitalmente documenti contabili e fiscali, liberando per sempre i loro ingombranti archivi dai documenti cartacei/analogici (che vengono sostituiti in tutto o in parte dal più moderno documento informatico). In linea con le nuove esigenze della Società dell'Informazione, la legge italiana è stata da sempre all'avanguardia in queste materie e, per una volta, sono stati proprio gli operatori economici a frenare questo cambiamento epocale, più per ragioni culturali piuttosto che per reali difficoltà interpretative poste dall'applicazione delle recenti normative.
Le principali norme di riferimento, attualmente in vigore, che rendono possibile l'emissione di fatture elettroniche e, quindi, l'archiviazione ottica dei documenti, non solo dal punto di vista amministrativo-contabile, come già previsto dalla L. 1994 n. 489, ma anche dal punto di vista fiscale sono:
- il già citato D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52 (in tema di fatturazione elettronica);
- il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 - in seguito DMEF - (relativo alle modalità di conservazione su supporti digitali dei documenti rilevanti ai fini tributari);
- la Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11 (regole tecniche per la conservazione di documenti su supporto ottico).
Ulteriori indicazioni e specificazioni tecniche sono contenute, inoltre, nel:
- TUDA 445/2000 (come modificato dal D.lgs. n. 10 del 2002 ) e dal gennaio 2006 nel Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82 del 2005)
- DPCM 13 gennaio 2004 contenente le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici (emesso sulla base dell'art. 6 del TUDA e rimarrà in vigore anche dopo l'entrata in vigore del Codice della PAD, almeno sino a quando non si interverrà sulla base dell'art. 71 dello stesso Codice).
La legislazione è pertanto da tempo completa in materia e mancano all'appello soltanto delle specificazioni tecniche (riguardanti alcune fasi della procedura di conservazione sostitutiva, non rilevanti comunque ai fini della sua validità) e che si attendono ancora dall'Agenzia delle Entrate.

Cosa è la fatturazione elettronica
La recente circolare ha pertanto chiarito che la fatturazione elettronica nulla ha a che vedere con l'invio delle fatture come allegato di una e-mail: infatti, questa procedura di trasmissione delle fatture è da tempo utilizzata dalle imprese ed era da tempo consentita sulla base di precedenti provvedimenti della Agenzia delle Entrate, purchè all'invio telematico della fattura seguisse la sua stampa cartacea e la sua tradizionale archiviazione. Si sottolinea, pertanto, che la fattura allegata ad una e-mail, se non viene emessa secondo le modalità previste dal DMEF, attraverso una fictio iuris, viene ancora oggi considerata come un normale documento analogico. E, infatti, già dal 1986 il Ministero delle Finanze aveva enunciato il principio dell'assoluta "ininfluenza del mezzo di trasmissione" della fattura, ricollegando tuttavia la legittimità del procedimento alla necessaria "formazione materiale dell'esemplare": detto altrimenti, alla "stampa" della fattura.
Con il Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 si introduce invece un sistema di fatturazione del tutto innovativo, che permette - per la prima volta - di "dematerializzare" l'intero ciclo di vita di una fattura, dalla sua emissione alla sua conservazione digitale.

Come chiarito dal legislatore e, quindi, dalla recente circolare (poco innovativa, in verità, rispetto alle leggi che vuole interpretare), va anzitutto evidenziato come la fattura in formato digitale per poter essere considerata "fattura elettronica" ai fini tributari non possa contenere "macroistruzioni", nè "codici eseguibili", tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati rappresentati. La stessa, in altre parole, deve essere un "documento statico non modificabile", ossia un documento informatico il cui contenuto risulti nel tempo immutabile e non alterabile. Per attestare la data, l'autenticità della provenienza della fattura e l'integrità del suo contenuto è necessaria, inoltre, l'apposizione, su ciascuna fattura o sul lotto di fatture, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente (si ricorda che l'unica firma elettronica riconducibile a questa fattispecie è al momento la firma digitale).
In alternativa all'impiego della firma digitale e dell'utilizzo del riferimento temporale, possono essere utilizzati sistemi di Electronic Data Interchange (sistema di trasmissione elettronica dei dati, più noti con l'acronimo "EDI"), purché detti sistemi siano in concreto idonei ad attestare la data, l'autenticità e l'integrità delle fatture emesse (secondo le indicazioni fornite dalla Raccomandazione della Commissione Ce n. 94/820/Ce del 19 ottobre 1994).